Das Projekt-Management-Team (kurz PM-Team) ist für die Organisation von Projekten zuständig. Also sämtliche organisatorischen Aufgaben, die bei Projekten so anfallen können, werden von diesem Team übernommen.

Klingt nicht nach viel? – Um ein Produkt hervorbringen zu können, müssen verschiedenste Instanzen, wie diverse Werbeagenturen, Firmenstandorte sowie -abteilungen und letztendlich auch wir als Druckerei aufeinander abgestimmt werden. Dementsprechend muss es auch Personen geben, die ein Auge auf die Abläufe werfen und darauf achten, dass alle Parteien angemessen vertreten werden. Dies ist dann unsere Aufgabe. Außerdem erstellt und pflegt das Team sogenannte Management-Produkte, also sämtliche Formulare, Pläne etc. die den Ablauf eines Projektes skizzieren und dokumentieren.

Wie bin ich als Mediengestalter jetzt eigentlich im PM-Team gelandet? Zunächst klingt das nicht so wirklich nach einer Aufgabe für uns Mediengestalter.

Aber da ich in der Fachrichtung „Beratung und Planung“ ausgebildet werde, verschafft mir die Arbeit in diesem Team große Chancen. Es ist nämlich auch Teil meiner Ausbildung zu lernen, wie ich Aufträge für Kunden mit einem bestimmten Budget organisieren und realisieren kann. 

Zum Einstieg meines Aufenthaltes im Team machte ich mich mit der Projektmanagementmethode „PRINCE2“ vertraut – ein weit verbreitetes Managementmodell zum Betreuen von Projekten. 

Und ganz nach dem Grundsatz „learning by doing“ durfte ich im Anschluss mein erstes kleines Projekt betreuen. Es ging darum, einen templatebasierten Workflow bei uns in der Ausbildungsabteilung einzuführen. Im Detail heißt das, dass Produkte mit wiederkehrenden Strukturen teilautomatisiert generiert werden können. Ein Beispiel dafür wäre das Abschlussbuch, das zum Ende eines jeden Ausbildungsjahrganges von den Azubis in der Mediengestaltung erstellt wird.

Damit du einen kleinen Einblick in meine Aufgaben zu der Zeit erhältst, liste ich die grundlegenden Aufgaben einmal auf:

•  Das Erstellen und Pflegen diverser Managementprodukte (wie z.B. einer Projektbeschreibung)
•  Gliederung des Projektes in Teilprodukte
•  Planung des zeitlichen Ablaufes
•  Abstimmung mit Kunden
•  Zuweisen und Überwachen von (Teil-)Aufgaben
•  Erledigen von besagten Teilaufgaben*

*Meistens werden Aufgaben an dafür vorgesehene Spezialisten weitergeleitet. Es kann aber vorkommen, dass Mitglieder des PM-Teams auch Aufgaben zur Ausführung des Projektes übernehmen. Zum Beispiel habe ich eigenständig Layout-Vorlagen für mein Projekt erstellt. Diese Aufgabe wäre in der Regel auch an einen anderen Mitarbeiter gegangen, damit Management und Produktion voneinander getrennt bleiben.

Abschließend möchte ich mich nochmal bei allen Mitgliedern des Teams dafür bedanken, dass sie mich herzlich ins Team aufgenommen haben und mir große Einblicke in ihre tägliche Arbeit ermöglicht haben.